Arbeitszimmer absetzen
& Steuern sparen

Viele Arbeitnehmer stellen sich generell die Frage, wie und ob Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen können. Denn das häusliche Arbeitszimmer ist längst nicht mehr nur ein Thema für Selbstständige. Immer mehr Angestellte können sich in Abstimmung mit ihrem Arbeitgeber ein Home-Office einrichten. Der Wandel in der Arbeitswelt, die Digitalisierung und Corona sorgen dafür, dass dieser Anteil weiter steigt.

Planen Sie einen Hausbau oder eine Wohnung einzurichten, denken Sie am besten gleich an ein Arbeitszimmer. Denn die erste Voraussetzung dafür, dass Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen können, ist ein eigens abgegrenzter Raum. Falls Sie Ihr häusliches Arbeitszimmer heute noch nicht benötigen, verwenden Sie es als Spiel- oder Hobbyraum oder auch als Abstellkammer. Alternativ können Sie sich ein kleines, noch nicht offiziell genutztes Arbeitszimmer einrichten und es als privates Büro nutzen. Übrigens ist es immer eine gute Idee, bei allen Fragen rund ums Arbeitszimmer möglichst früh einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Ob Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen können, hängt von der Frage ab: Stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen oder betrieblichen Arbeit dar?

Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten können, ist die größte Hürde genommen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie nachweislich den Großteil Ihrer Zeit im Arbeitszimmer tätig sind und keinen anderen Arbeitsplatz haben. Dann können Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen – und zwar ohne Obergrenze. Das bedeutet, Sie können die gesamten Kosten fürs Arbeitszimmer in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Bei Selbstständigen fallen die Kosten fürs Arbeitszimmer – einschließlich Renovierung und Instandhaltung – unter die Betriebsausgaben. Eine kurze Erläuterung:

• Werbungskosten sind Ausgaben, die Sie haben, um Einnahmen
  zu generieren. Im Hinblick aufs Arbeitszimmer sind dies die Kosten für Arbeitsmittel und die Ausstattung, wenn Sie Ihr Home-Office einrichten.
• Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch die wirtschaftliche Tätigkeit – den Betrieb – veranlasst sind. Sie senken den zu versteuernden Gewinn Ihres Unternehmens.

„Um die Kosten zu ermitteln, die auf das Arbeitszimmer entfallen, müssen Sie den prozentualen Anteil des Raums in Bezug auf die Gesamtwohnfläche berechnen“, erklären die Experten des Infoportals finanztip.de. Diese Prozentzahl ist dann die Grundlage, auf der Sie alle laufenden Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer absetzen. Dazu gehören beispielsweise: Miete, Heizung, Strom, Hausrat- und Gebäudeversicherung sowie Kosten für Müllabfuhr und Schornsteinfeger.

Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten, können Sie Ausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abschreiben. Typische geringwertige Wirtschaftsgüter sind z. B. Kleinmöbel, Telefone, Software und Büromaterial. Kostet ein geringwertiges Wirtschaftsgut nicht mehr als 925 Euro brutto, können Sie es als Werbungskosten geltend machen und auf einen Schlag absetzen. Höherpreisige Wirtschaftsgüter müssen Sie über ihre gesamte Nutzungsdauer abschreiben. Bei Computern wird allgemein eine Nutzungsdauer von drei Jahren angenommen, beim Kopierer sieben Jahre, bei Büromöbeln 13 Jahre. Ihr Steuerberater weiß, wie das Finanzamt jedes Wirtschaftsgut einordnet.

Tipp: Erfüllen Sie die Voraussetzungen für den Steuerabzug, können Sie Ihr Arbeitszimmer in geringem Umfang auch privat nutzen. Zulässig sind maximal zehn Prozent.

Ist das Arbeitszimmer nicht Mittelpunkt Ihrer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit, dürfen Sie es eigentlich nicht beim Finanzamt geltend machen. Unter Umständen geht das aber trotzdem: Wenn Ihnen nämlich kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie bei den Werbungskosten maximal 1.250 Euro der Aufwendungen fürs Arbeitszimmer absetzen. Das wird vom Finanzamt beispielsweise bei Lehrern, Hochschuldozenten und Außendienstmitarbeitern in der Regel akzeptiert.

Übrigens: Die Finanzämter erkennen Arbeitszimmer nicht an, wenn es sich dabei um Durchgangszimmer handelt. Ebenso verhält es sich mit einer Arbeitsecke in einem Raum, den Sie ansonsten als Wohn- oder Schlafzimmer nutzen. Auch das gilt nicht als Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn – und kann übrigens vor Ort überprüft werden. Gern fordern Finanzämter zur Prüfung auch einen Grundriss des Arbeitszimmers an.

Die Regelungen zum Arbeitszimmer finden Sie im Einkommensteuergesetz (EStG). Sie können es online auf der Seite gesetze-im-internet.de einsehen, die vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) betrieben wird.

Wenn Sie zu den knapp 40 Prozent der Berufstätigen in Deutschland gehören, deren Arbeitgeber grundsätzlich das Home-Office fördern, sieht die Sache anders aus. In Sachen Kosten und Steuern unterscheidet sich das Modell deutlich. Schließlich ist in diesem Fall Ihr Arbeitgeber dafür zuständig, Ihnen ein funktionstüchtiges Arbeitszimmer zu stellen. Die Kosten für Einrichtung und Arbeitsmittel macht er natürlich selbst steuerlich geltend.

Ob der Arbeitgeber Ihnen Miete für das Arbeitszimmer zahlen muss, hängt vom Einzelfall ab, erklärt die Fachanwältin für Arbeitsrecht Anja Branz in der Onlineausgabe des Magazins „impulse“. Das Bundesarbeitsgericht habe beispielsweise anerkannt, dass es bei Außendienstlern zum normalen Tätigkeitsbereich gehört, hin und wieder vom Home-Office aus beruflich zu telefonieren. Darum haben sie in der Regel keinen Anspruch auf Miete vom Arbeitgeber. Anders sei es, wenn ein Mitarbeiter meistens im Home-Office arbeitet und keinen Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung hat. Dann müsse das Unternehmen den Raum entweder vom Mitarbeiter anmieten oder ihm eine monatliche Kostenpauschale dafür zahlen.

Mit folgenden Tipps schaffen Sie zuhause eine produktive Wohlfühlatmosphäre:

• Moderne Einrichtung: Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten, sollten Sie bei den Möbeln nicht nur auf Funktionalität achten. Das alte Regal, das jahrelang im Keller stand, tut sicher noch seinen Dienst. Eine angenehme Arbeitsatmosphäre schafft es aber nicht.
  
• Ordnung: Geschlossene Schränke helfen, Ordnung im Arbeitszimmer zu halten. Zwar sprechen viele Menschen vom „kreativen Chaos“. Doch mindestens ebenso viele sind an einem aufgeräumten Schreibtisch produktiver.
  
• Keine Zweckentfremdung: Sicher findet sich im Arbeitszimmer Platz für den Wäscheständer. Doch den Kopf bekommen Sie kaum frei, wenn Ihr Blick über Bügelwäsche schweift. Außerdem: Solche Nebennutzung des Arbeitszimmers widerspricht den Vorgaben der Finanzämter.
  
• Ruhe: Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten, denken Sie daran, dass Sie Abstand vom Familientrubel brauchen. Sinnvoll wäre eine räumliche Distanz zu Wohn- und Kinderzimmern. Auch Regeln helfen: Wenn die Tür geschlossen ist, darf das arbeitende Familienmitglied nicht gestört werden.
  
• Größe: Ihr Arbeitszimmer sollte Sie nicht einengen. Idealerweise hat es mindestens zwölf Quadratmeter, falls Sie dort Kunden empfangen, entsprechend mehr.
  

Eine funktionierende Technik ist die Grundvoraussetzung fürs Arbeiten zu Hause. Ganz wichtig: der schnelle und stabile Internetzugang. Darüber hinaus sollten Sie auch die Erfordernisse der Ergonomie berücksichtigen. Wer abends nur eine Stunde im häuslichen Arbeitszimmer sitzt, kommt mit einem Küchenstuhl aus. Wer aber mehrere Stunden oder Vollzeit im Home-Office tätig ist, sollte sein Arbeitszimmer mit „gesunden“ Möbeln einrichten: Vor allem Stuhl, Schreibtisch und der Abstand zum Monitor sollten ergonomisch korrekt sein. Dann bleiben Ihnen Verspannungen und Rückenprobleme erspart.

Ihr Schreibtischstuhl hat idealerweise diverse Möglichkeiten zum Verstellen. So können Sie ihn individuell Ihren Körpermaßen anpassen. Unter anderem sollte er die Lendenwirbel durch eine entsprechende Wölbung der Rückenlehne stützen. Eine gute Ergänzung zum ergonomischen Bürostuhl ist ein höhenverstellbarer Schreibtisch. So können Sie zwischendurch auch einmal im Stehen arbeiten. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (www.baua.de) hält zahlreiche gute Tipps zum Thema Ergonomie online bereit.